Kişisel Verilerin Korunması Aydınlatma Metni

1. Genel Açıklama

İşbu Kişisel Verilerin Korunması Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında, Psikoenvanter platformunun kullanımı sırasında işlenen kişisel verilere ilişkin olarak ilgili kişilerin bilgilendirilmesi amacıyla hazırlanmıştır.

Psikoenvanter; rehber öğretmenlerin, psikolojik danışmanların ve eğitim koçlarının öğrenci takip, rehberlik, planlama, değerlendirme, test ve envanter uygulama ile raporlama süreçlerini dijital ortamda yürütmelerine yardımcı olan çevrim içi bir yazılım platformudur.

Platform kapsamında ayrıca aileler ve öğrenciler için bireysel kullanım özellikleri sunulabilir.

Veri Sorumlusunun Kimliği

Psikoenvanter platformunun kendi kullanıcı hesapları, üyelik, ödeme, iletişim, destek, güvenlik ve benzeri doğrudan veri işleme faaliyetleri bakımından veri sorumlusu aşağıda bilgileri bulunan Nazmi Özsoy'dur.

3. Veri Sorumlusu ve Veri İşleyen Rolleri

Psikoenvanter’in kişisel veri işleme faaliyetlerindeki rolü, kişisel verinin hangi amaçla, kim tarafından ve hangi kapsamda işlendiğine göre değişebilmektedir.

2.1. Psikoenvanter’in Veri Sorumlusu Olduğu İşlemler

Psikoenvanter;

• kullanıcı hesabının oluşturulması ve yönetilmesi,
• üyelik ve lisans işlemlerinin yürütülmesi,
• ödeme ve faturalandırma süreçlerinin yürütülmesi,
• kullanıcılarla iletişim kurulması,
• destek taleplerinin yönetilmesi,
• bilgi ve sistem güvenliğinin sağlanması,
• kötüye kullanımın ve yetkisiz erişimlerin önlenmesi,
• hukuki ve mali yükümlülüklerin yerine getirilmesi

amaçlarıyla doğrudan topladığı kişisel veriler bakımından ilgili mevzuat kapsamında veri sorumlusu olarak hareket edebilir.

2.2. Psikoenvanter’in Veri İşleyen Olduğu İşlemler

Rehber öğretmen, psikolojik danışman, eğitim koçu veya aile kullanıcısının başka kişilere, öğrencilere veya çocuklara ilişkin kişisel verileri kendi amaçları doğrultusunda platforma girmesi halinde; bu verilerin hangi amaçlarla ve hangi kapsamda işleneceğini ilgili kullanıcı belirler.

Bu kapsamda ilgili kullanıcı veri sorumlusu, Psikoenvanter ise kullanıcının talimatları doğrultusunda teknik altyapı sağlayan veri işleyen konumunda olabilir.

Kullanıcılar, üçüncü kişilere ait verileri Psikoenvanter sistemine girmeden önce söz konusu verilerin hukuka uygun şekilde elde edilmesi ve işlenmesi için gerekli şartları sağlamakla yükümlüdür.

3. İşlenebilecek Kişisel Veriler

Platformun kullanılan özelliklerine bağlı olarak aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir:

• ad ve soyad,
• e-posta adresi,
• telefon numarası,
• kullanıcı hesabı bilgileri,
• üyelik ve lisans bilgileri,
• ödeme ve işlem bilgileri,
• sınıf ve eğitim bilgileri,
• okul numarası veya öğrenci tanımlama bilgileri,
• ders çalışma kayıtları,
• akademik performans bilgileri,
• sınav ve deneme sonuçları,
• hedef ve çalışma planları,
• öğrenci takip kayıtları,
• görüşme ve takip bilgileri,
• anket, test ve envanter cevapları,
• anket, test ve envanter sonuçları ile raporları,
• kullanıcı tarafından platforma girilen not, belge ve içerikler,
• destek ve iletişim kayıtları,
• IP adresi, oturum ve sistem güvenliği kayıtları.

Platform üzerinden işlenen kişisel verilerin kapsamı, kullanıcının kullandığı özelliklere ve sisteme girdiği bilgilere göre değişebilir.

4. Rehber Öğretmen, Psikolojik Danışman ve Eğitim Koçu Tarafından Girilen Veriler

Rehber öğretmenler, psikolojik danışmanlar ve eğitim koçları platform üzerinde öğrencilerine ilişkin;

• akademik performans bilgileri,
• çalışma kayıtları,
• ders ve konu bilgileri,
• sınav ve deneme sonuçları,
• hedefler,
• çalışma ve ders planları,
• görüşme ve takip bilgileri,
• test, anket ve envanter verileri,
• değerlendirme ve raporlama bilgileri

gibi kişisel verileri kaydedebilir.

Kullanıcı, üçüncü kişiye veya öğrenciye ait bir kişisel veriyi Psikoenvanter sistemine girmekle, söz konusu veriyi işlemeye ve sistem üzerinde saklamaya ilişkin gerekli hukuki şartları sağladığını kabul eder.

Psikoenvanter, profesyonel kullanıcıların sisteme girdikleri öğrenci verilerinin hangi öğrenci için, hangi hukuki dayanakla veya hangi amaçla elde edildiğini ayrıca belirlemez.

Psikoenvanter, bu veriler bakımından ilgili kullanıcının talimatları doğrultusunda platformun teknik olarak çalışmasını sağlayan veri işleyen olarak hareket eder.

5. Aile ve Öğrenci Kullanımı

Platform kapsamında aile veya öğrencilere yönelik bireysel kullanım özellikleri sunulabilir.

Aile kullanıcısının çocuk, öğrenci veya başka bir kişiye ilişkin kişisel verileri sisteme girmesi halinde;

Aile kullanıcısı yalnızca hukuka uygun şekilde işlemeye yetkili olduğu kişisel verileri Psikoenvanter sistemine girmelidir.

Psikoenvanter, aile kullanıcısının sisteme girdiği üçüncü kişilere ait verilerin hangi aile ilişkisine, temsil yetkisine veya diğer hukuki sebebe dayanılarak sisteme girildiğini ayrıca araştırmakla yükümlü değildir.

Psikoenvanter’in kendi mevzuat yükümlülükleri ve veri güvenliğine ilişkin sorumlulukları saklıdır.

6. 18 Yaşından Küçük Bireylere Ait Veriler

Platform kapsamında 18 yaşından küçük bireylere ilişkin kişisel veriler işlenebilir.

Kullanıcı, 18 yaşından küçük bir kişiye ait veriyi sisteme girerken söz konusu veriyi işlemeye ve Psikoenvanter altyapısında saklamaya yönelik gerekli hukuki şartları sağladığını kabul eder.

Psikoenvanter, kullanıcı tarafından sisteme girilen bu veriler bakımından ilgili kullanıcının belirlediği amaçlar doğrultusunda teknik altyapı sağlayan veri işleyen olarak hareket eder.

7. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel veriler, ilgili işlemin ve kullanılan hizmetin niteliğine göre;

• kullanıcı hesabının oluşturulması ve yönetilmesi,
• üyelik ve lisans hizmetlerinin sunulması,
• ödeme işlemlerinin yürütülmesi,
• öğrenci takip süreçlerine teknik altyapı sağlanması,
• çalışma ve hedef planlarının oluşturulması,
• sınav ve deneme sonuçlarının kaydedilmesi ve analiz edilmesi,
• anket, test ve envanter uygulamalarının gerçekleştirilmesi,
• sonuç, gelişim ve performans raporlarının oluşturulması,
• rehberlik ve eğitim koçluğu süreçlerinin dijital ortamda yürütülmesine yardımcı olunması,
• kullanıcıların oluşturdukları rapor ve içerikleri kendi tercihleri doğrultusunda paylaşabilmelerinin sağlanması,
• destek hizmetlerinin sunulması,
• kullanıcı taleplerinin cevaplandırılması,
• platform ve hesap güvenliğinin sağlanması,
• kötüye kullanım ve yetkisiz erişimlerin önlenmesi,
• yasal ve mali yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• platformun teknik olarak çalışmasının ve geliştirilmesinin sağlanması

amaçlarıyla işlenebilir.

8. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel veriler hukuka aykırı şekilde satılmaz veya bağımsız ticari amaçlarla üçüncü kişilere aktarılmaz.

Bununla birlikte platform hizmetinin sunulabilmesi ve teknik süreçlerin yürütülebilmesi için gerekli olduğu ölçüde;

• ödeme hizmeti sağlayıcıları,
• barındırma ve sunucu hizmeti sağlayıcıları,
• e-posta ve iletişim hizmeti sağlayıcıları,
• bilgi teknolojileri ve teknik hizmet sağlayıcıları,
• muhasebe ve mali müşavirlik hizmeti sağlayıcıları,
• hukuki danışmanlık hizmeti sağlayıcıları

ile ilgili mevzuat ve veri aktarım şartlarına uygun şekilde ve hizmetin gerektirdiği ölçüde veri paylaşımı gerçekleştirilebilir.

Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, mevzuattan kaynaklanan zorunluluklar kapsamında kişisel veri aktarımı yapılabilir.

Kullanıcıların platform üzerinden oluşturdukları rapor, dosya, çıktı, bağlantı veya diğer içerikleri kendi tercihleriyle öğrenci, veli veya üçüncü kişilerle paylaşmalarından ilgili kullanıcı sorumludur.

9. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel veriler;

• üyelik ve kayıt formları,
• kullanıcı hesabı işlemleri,
• kullanıcı tarafından platforma girilen bilgiler,
• öğrenci takip kayıtları,
• test, anket ve envanter cevapları,
• sınav ve deneme kayıtları,
• çalışma ve hedef kayıtları,
• destek ve iletişim formları,
• ödeme işlemleri,
• sistem, oturum ve güvenlik kayıtları

aracılığıyla elektronik ortamda otomatik veya kısmen otomatik yöntemlerle toplanabilir.

10. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Kişisel veriler, gerçekleştirilen işlemin niteliğine göre KVKK’da öngörülen;

• bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması,
• veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati için veri işlemenin zorunlu olması,
• ilgili mevzuatta öngörülen diğer kişisel veri işleme şartlarının bulunması,
• gerekli olduğu durumlarda ilgili kişinin açık rızasının bulunması

hukuki sebeplerinden bir veya birkaçına dayanılarak işlenebilir.

Açık rıza gerektiren veri işleme faaliyetlerinde açık rıza işlemi, aydınlatma yükümlülüğünden ayrı olarak yürütülür.

11. Veri Güvenliği

Psikoenvanter, kendi sorumluluk alanındaki kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması amacıyla hizmetin niteliğine uygun teknik ve idari tedbirler uygular.

Bu kapsamda;

• yetkisiz erişimin önlenmesi,
• kullanıcı hesaplarının korunması,
• kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi,
• sistem güvenliğinin sağlanması,
• yetkisiz veri erişimi ve veri kaybı risklerinin azaltılması

amaçlanmaktadır.

Kullanıcılar da hesaplarına ait kullanıcı adı, şifre, erişim bağlantısı ve benzeri bilgileri güvenli şekilde saklamak ve yetkisiz kişilerle paylaşmamakla yükümlüdür.

Psikoenvanter’in veri işleyen olarak hizmet verdiği durumlarda da KVKK kapsamında üzerine düşen veri güvenliği yükümlülükleri saklıdır.

12. Kişisel Verilerin Saklanması ve Silinmesi

Kişisel veriler;

• ilgili hizmetin sunulması,
• üyelik veya kullanıcı ilişkisinin devam etmesi,
• sözleşmesel yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• hukuki ve mali yükümlülüklerin yerine getirilmesi

için gerekli olan süre boyunca saklanabilir.

Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde, ilgili mevzuat kapsamında silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi gereken kişisel veriler bu doğrultuda işleme alınır.

Kullanıcının hesap veya veri silme talebinde bulunması halinde, mevzuat gereğince saklanması gereken kayıtlar hariç olmak üzere silme işlemleri ilgili mevzuata uygun şekilde yürütülür.

13. Kullanıcıların Sorumlulukları

Rehber öğretmenler, psikolojik danışmanlar, eğitim koçları ve aile kullanıcıları, üçüncü kişilere ait kişisel verileri Psikoenvanter sistemine girmeleri halinde;

• kişisel verilerin hukuka uygun şekilde elde edilmesinden,
• ilgili kişilere gerekli bilgilendirmelerin yapılmasından,
• gerekli olduğu durumlarda açık rıza, veli/vasi izni, muvafakat veya diğer hukuki şartların sağlanmasından,
• 18 yaşından küçük kişilere ilişkin gerekli süreçlerin yürütülmesinden,
• verilerin Psikoenvanter sistemine aktarılmasının hukuka uygun olmasından,
• sisteme yalnızca kullanım amacı bakımından gerekli kişisel verilerin girilmesinden,
• sisteme girilen verilerin doğru ve güncel tutulmasından,
• oluşturulan rapor, bağlantı, dosya ve çıktıların yalnızca yetkili kişilerle paylaşılmasından,
• kendi hesap ve erişim bilgilerinin güvenliğinin korunmasından

sorumludur.

Kullanıcılar, hukuka aykırı şekilde elde edilmiş veya işlenmesi için gerekli hukuki şartları bulunmayan üçüncü kişilere ait kişisel verileri Psikoenvanter sistemine girmemelidir.

14. İlgili Kişinin Hakları

KVKK’nın 11. maddesi kapsamında ilgili kişiler, şartları oluştuğu ölçüde;

• kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• kişisel verilerinin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
• eksik veya yanlış işlenmiş kişisel verilerin düzeltilmesini isteme,
• şartların oluşması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi sonucu kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahiptir.

15. Başvuru ve İletişim

KVKK kapsamında Psikoenvanter’in veri sorumlusu olduğu işlemlere ilişkin talep ve başvurularınızı aşağıdaki iletişim kanalı üzerinden iletebilirsiniz:

Rehber öğretmen, psikolojik danışman, eğitim koçu veya aile kullanıcısının veri sorumlusu olduğu işlemlerde, kişisel verilere ilişkin talepler öncelikle ilgili kullanıcıya yöneltilmelidir.